source: freepik

Kirim pesan otomatis di WhatsApp pada umumnya dapat dilakukan dengan berbagai cara. Beberapa caranya, antara lain dengan fitur aplikasi WhatsApp Bisnis, WhatsApp Business Platform (WhatsApp Business API), atau menggunakan pihak ketiga.

Artikel ini adalah jawaban yang tepat untuk mengetahui bagaimana menggunakan fitur ini.

Fitur Kirim Pesan Otomatis di WhatsApp

Fenomena otomatisasi pesan ini menjadi perhatian terutama di WhatsApp yang diketahui menjadi aplikasi komunikasi terbesar di Indonesia. Bukan hanya pengguna pada umumnya, melainkan juga bisnis di berbagai industri.

Untuk bisnis, fitur ini sangat penting. Untuk itu, artikel ini akan memandu bagaimana mengirim pesan secara otomatis di WhatsApp, baik di WhatsApp Bisnis, WhatsApp Business API, maupun pihak ketiga untuk menghasilkan komunikasi yang cepat dan akurat.

Apa Itu Kirim Pesan Otomatis?

Kirim pesan otomatis di WhatsApp adalah fitur yang memungkinkan pesan terkirim secara otomatis tanpa perlu diketik atau dikirim manual, baik berdasarkan aturan, jadwal, atau trigger.

Di era digital yang serba cepat ini, otomatisasi pesan WhatsApp menjadi kunci untuk mengoptimalkan komunikasi bisnis. Entah untuk layanan pelanggan, pemasaran, atau notifikasi penting. Kemampuan kirim pesan secara otomatis di WhatsApp dapat meningkatkan efisiensi dan kepuasan pelanggan secara signifikan.

Mengapa Otomasi Pesan WhatsApp Penting?

 

Source: freepik

Sebelum membahas detail teknis mengenai topik ini, mari memahami alasan di balik pentingnya otomatisasi pesan.

1. Efesiensi Waktu

Waktu yang diinvestasikan untuk proses ini dapat dioptimalkan untuk pekerjaan strategis lainnya. Bisnis dapat secara otomatis menghemat waktu untuk membalas pertanyaan umum, mengirim notifikasi, atau konfirmasi pesanan.

• Tidak perlu kirim manual
• Bisa dijadwalkan sesuai event  
• Cocok untuk bisnis dengan volume pesan tinggi

2. Peningkatan Layanan Pelanggan

Otomatisasi memungkinkan adanya respons instan 24/7, memastikan pelanggan Anda merasa didengar dan dihargai kapan saja.

• Layanan pelanggan tetap aktif tanpa batas waktu
• Respon cepat meningkatkan kepuasan pelanggan
• Chatbot dapat menangani pertanyaan berulang secara konsisten

3. Skalabilitas

Volume pesan yang besar tidak akan memengaruhi jumlah sumber daya manusia. Dengan demikian, bisnis tetap bisa berjalan secara maksimal.

• Kirim ribuan pesan sekaligus secara efisien
• Dukungan otomatis saat traffic meningkat
• Skala bisnis bertumbuh tanpa beban operasional tambahan

4. Pemasaran yang Lebih Efektif

Promosi yang dipersonalisasi atau follow-up penjualan dapat terkirim secara otomatis. Ini menjadi kunci kepuasan pelanggan yang berdampak pada performa bisnis di mata pelanggan.

• Pesan promosi dikirim tepat waktu dan relevan
• Personalisasi meningkatkan engagement
• Mendukung strategi remarketing otomatis

4. Pengurangan Kesalahan Manusia

Sistem otomatis mengurangi risiko kesalahan penulisan atau pengiriman pesan. Human error berdampak pada kredibilitas, tentu hal ini perlu diantisipasi. Otomatisasi dapat menjadi jawaban.

• Proses lebih konsisten dan terpercaya
• Pesan dikirim sesuai template yang sudah disetujui
• Minim risiko typo atau salah kirim

Contoh Pesan WhatsApp Otomatis

Supaya lebih mudah dipahami, berikut beberapa contoh pesan otomatis yang umum digunakan bisnis dalam berbagai situasi.

1. Pesan Sambutan (Greeting Message)

Halo, [Nama Pelanggan]! 👋
Terima kasih sudah menghubungi [Nama Bisnis]. Ada yang bisa kami bantu hari ini?

2. Pesan Konfirmasi Pesanan

Hai [Nama], pesanan kamu dengan nomor #[NomorPesanan] sudah kami terima.
Kami akan segera memproses dan mengirimkan update selanjutnya.

3. Pengingat Janji Temu

Halo [Nama], ini pengingat untuk jadwal janji temu kamu besok pukul [Waktu].
Balas “Ya” untuk konfirmasi atau “Ubah” jika ingin menjadwalkan ulang.

4. Pesan Follow-up Pelanggan

Hai [Nama], terima kasih sudah berbelanja di [Nama Bisnis]!
Bagaimana pengalaman kamu kemarin? Kami senang mendengar feedback dari kamu.

5. Promosi atau Penawaran Khusus

[Nama], nikmati diskon 20% untuk produk favoritmu minggu ini!
Kunjungi: [Link Produk] sebelum promo berakhir ya.

Cara Mengirim Pesan WhatsApp Otomatis

 

 

Source: freepik

Seperti yang sudah disebutkan di awal, ada beberapa cara kirim pesan otomatis di WhatsApp, baik menggunakan aplikasi WhatsApp Bisnis, WhatsApp Business Platform, maupun dengan pihak ketiga.

Pada bagian ini, penjelasan dari masih-masing cara akan dipaparkan secara detail beserta kelebihan dan kekurangannya.

Kirim Pesan Otomatis di WhatsApp Bisnis

Jika Anda memiliki bisnis kecil, aplikasi WhatsApp Business adalah titik awal yang baik. Fitur-fitur otomatisasinya meliputi.

1. Pesan Sambutan (Greeting Message)

Fitur pesan otomatis WhatsApp Bisnis bisa mengirim pesan otomatis ke pelanggan baru yang menghubungi bisnis Anda pertama kali atau setelah 14 hari tidak aktif.

2. Pesan di Luar Jam Kerja (Away Message)

Bisnis bisa mengatur pesan untuk memberi tahu pelanggan bahwa Anda sedang tidak dapat membalas sekaligus informasi kapan mereka bisa mengharapkan respons.

3. Balasan Cepat (Quick Replies)

Balasan cepat juga dapat dimanfaatkan dengan menyimpan dan menggunakan kembali pesan yang sering dikirim dengan pintasan keyboard.

Kelebihan: Gratis dan mudah digunakan.

Kekurangan: Fitur sangat terbatas, tidak cocok untuk volume pesan tinggi atau otomatisasi kompleks.

Kirim Pesan Otomatis Menggunakan WhatsApp Business Platform

Bagi bisnis skala menengah hingga besar, WhatsApp Business Platform merupakan solusi terbaik untuk mengotomatisasi komunikasi pelanggan melalui WhatsApp.
Platform ini memungkinkan integrasi langsung dengan CRM, software pemasaran, maupun aplikasi bisnis lainnya, sehingga komunikasi menjadi lebih efisien, konsisten, dan terukur.

 

source: freepik

Berikut adalah fitur-fitur canggih yang dapat dimanfaatkan bisnis dengan mengintegrasikan WhatsApp Business API untuk mengotomasikan pesan.

1. Pesan Otomatis Personal
Mengirimkan respons otomatis yang disesuaikan dengan kebutuhan dan konteks pelanggan.

2. Notifikasi Otomatis
Menyampaikan pembaruan status pesanan, pengingat janji, atau informasi penting secara real time.

3. Chatbot WhatsApp
Mendukung alur percakapan bercabang yang kompleks untuk melayani pelanggan dengan cepat dan akurat.

4. Personalisasi Pesan
Terhubung dengan database pelanggan untuk mengirim pesan yang relevan dan terarah.

5. Kampanye Broadcast
Mengelola dan mengirim pesan dalam jumlah besar dengan aman dan efisien.

Kelebihan WhatsApp Business Platform

• Sangat fleksibel dan mudah disesuaikan dengan kebutuhan bisnis.

• Skalabel untuk mendukung volume pesan yang tinggi.

• Dilengkapi fitur lengkap untuk otomasi dan analitik.

• Menyediakan tingkat keamanan data yang tinggi.

Kekurangan WhatsApp Business Platform

• Membutuhkan pengetahuan teknis dalam proses implementasi.

• Umumnya berbayar dan harus melalui Business Solution Provider (BSP) resmi.

Integrasi Pihak Ketiga (Third-Party Integrations)

Pada dasarnya, aplikasi WhatsApp biasa tidak memiliki fitur bawaan untuk mengotomasi pesan. Namun, ada trik untuk mengatasi ini dengan menggunakan aplikasi pihak ketiga.

Pengguna dapat mengunduh aplikasi dengan penawaran ini di Google Play Store ataupun App Store. Biasanya, aplikasi tersebut memerlukan izin akses untuk mengirim notifikasi, seperti aplikasi AutoResponder.

Namun, perlu digarisbawahi, cara ini tidak dianjurkan karena memerlukan aplikasi lain di luar yang disediakan oleh Meta.

Kelebihan: Memungkinkan alur kerja yang sangat terintegrasi dengan gratis. 

Kekurangan: Bergantung pada fitur integrasi yang ditawarkan oleh platform masing-masing dan cenderung berbahaya.

Strategi Mengirim Pesan Otomatis

1. Segmentasi Audiens

Jangan kirim pesan yang sama ke semua orang. Segmentasikan audiens Anda berdasarkan minat, riwayat pembelian, atau interaksi sebelumnya. Ini memungkinkan Anda mengirim pesan yang lebih relevan dan personal.

2. Personalisasi Pesan

Manfaatkan data yang Anda miliki untuk personalisasi pesan. Sebutkan nama pelanggan, referensikan pembelian sebelumnya, atau berikan penawaran yang sesuai dengan preferensi mereka. Pesan yang personal cenderung mendapatkan respons lebih baik.

3. Buat Alur Percakapan yang Jelas (untuk Chatbot)

Jika Anda menggunakan chatbot, rancang alur percakapan yang logis dan intuitif. Prediksi pertanyaan umum pelanggan dan siapkan jawaban atau opsi yang relevan. Pastikan ada opsi untuk beralih ke agen manusia jika chatbot tidak bisa membantu.

4. Jadwalkan Pesan dengan Tepat

Gunakan fitur penjadwalan untuk mengirim pesan pada waktu yang paling efektif. Hindari mengirim pesan di luar jam kerja yang wajar atau terlalu sering, karena bisa dianggap mengganggu.

5. Pantau dan Analisis Kinerja

Setelah mengotomatiskan, jangan berhenti di sana. Pantau metrik penting seperti tingkat pengiriman, pembukaan, klik, dan respons. Gunakan data ini untuk terus mengoptimalkan strategi dan isi pesan Anda.

6. Patuhi Kebijakan WhatsApp

Penting untuk selalu mematuhi kebijakan penggunaan WhatsApp Business Platform. Hindari pengiriman pesan spam atau promosi berlebihan tanpa persetujuan (opt-in) dari pengguna. Pelanggaran kebijakan bisa berujung pada pemblokiran akun.

 

Penggunaan Pesan Otomatis untuk Berbagai Industri

Otomatisasi WhatsApp bukan cuma untuk e-commerce. Hampir semua sektor bisa memanfaatkannya dengan cara berbeda.

1. Retail & E-commerce

• 
  

  Konfirmasi pesanan, pengiriman, dan stok produk.
  

  
  
• Reminder pembayaran atau abandoned cart message.
  
  

2. Perbankan dan Fintech

• 
  

  Notifikasi transaksi, OTP, dan pengingat tagihan.
  

  
  
• Edukasi produk finansial secara personal.
  
  

3. Kesehatan

• 
  

  Reminder jadwal konsultasi atau hasil lab.
  

  
  
• 
  

  Pesan follow-up pasca pemeriksaan.
  
  

  
  

4. Hospitality dan Travel

• 
  

  Konfirmasi booking, reminder check-in, dan itinerary.
  

  
  
• Pesan sambutan otomatis saat tamu tiba.
  
  

5. Pendidikan & Kursus Online

• 
  

  Pemberitahuan jadwal kelas dan pengumpulan tugas.
  

  
  
• Notifikasi sertifikat atau penilaian.
  

Cara Agar Pesan Otomatis Tidak Terdeteksi Spam

Mengirim pesan otomatis bukan berarti bisa kirim massal tanpa aturan. WhatsApp punya sistem ketat untuk melindungi pengguna dari spam.

Berikut tips agar pesan bisnis kamu tetap aman dan tidak terdeteksi sebagai spam.

1. Gunakan Template Resmi WhatsApp

Jika memakai WhatsApp Business API, pastikan setiap pesan keluar menggunakan template yang sudah disetujui Meta. BSP seperti 3Dolphins akan memastikan bahwa bisnis akan mengirim pesan yang sesuai aturan yang diberikan Meta.

Selain itu, penggunaan template ini membantu menjaga reputasi nomor bisnis kamu.

2. Kirim Pesan Berdasarkan Izin (Opt-in)

Hanya kirim pesan ke pelanggan yang sudah memberikan persetujuan atau pernah berinteraksi dengan bisnis kamu.

3. Personalisasi Pesan

Gunakan nama pelanggan, riwayat transaksi, atau konteks percakapan agar pesan terasa relevan dan tidak generik.

4. Hindari Frekuensi Berlebihan

Kirim pesan dengan frekuensi wajar, jangan terlalu sering atau spammy. Fokus pada momen penting seperti pembelian, reminder, atau promo besar.

5. Gunakan Nomor Resmi Terverifikasi

Nomor bisnis dengan verified badge (centang hijau) punya reputasi lebih baik dan kecil kemungkinan diblokir oleh sistem WhatsApp.

Tanda ini bisa didapatkan oleh bisnis yang mengintegrasikan WhatsApp Business Platform secara resmi melalui mitra Meta.

 

Otomatisasi pesan WhatsApp bukan hanya tentang mengirim pesan lebih cepat, tetapi juga tentang membangun hubungan yang lebih kuat dengan pelanggan Anda. Dengan memilih tools dan menerapkan strategi yang tepat, Anda dapat mengubah komunikasi WhatsApp menjadi aset bisnis yang tak ternilai.

 

Ingin merasakan kekuatan WhatsApp broadcast untuk menjangkau audiens Anda secara luas dan tersegmentasi? 3Dolphins menawarkan solusi WhatsApp Platform terkemuka yang memungkinkan Anda melakukan broadcast pesan dengan efisien, memastikan pesan promosi atau informasi penting Anda sampai ke tangan yang tepat. Manfaatkan fitur canggih 3Dolphins untuk mengoptimalkan kampanye komunikasi Anda hari ini!